Die Aufmerksamkeit des Publikums gewinnen

Wie gewinne ich die Aufmerksamkeit meines Publikums bei einer Präsentation oder einem Vortrag? Unser Beitrag klärt, wie unsere Aufmerksamkeit erlangt und gehalten werden kann. Eine klassische Situation zu Beginn eines IT-Projekts oder im Vertrieb leitet diesen Beitrag ein.

Die Kollegen haben sich vorbereitet. Heute soll eine wichtige Präsentation bei einem potenziellen Neukunden stattfinden. Der Vertriebsleiter Christoph Schreiber hat nicht nur einen seiner Mitarbeiter mitgebracht, sondern auch einen erfahrenen Pre-Sales-Consultant. Der soll bei fachlichen Fragen nach Lösungen in der Software gleich eine qualifizierte Antwort geben. Man rechnet sich gute Chancen aus, den Neukunden zu begeistern und am Ende der Präsentation einen Schritt weiter zu sein.

Die Teilnehmer auf der Kundenseite sitzen auch bereits im Raum, der Geschäftsführer Thomas Beck, der Marketingleiter Marcus Sommer und der Finanzchef Stefan Baumann. Dann noch zwei weitere Teilnehmer aus den Fachbereichen, die die Key User repräsentieren.

Christoph Schreiber beginnt mit der Begrüßung und stellt als Erstes die Firma vor. Fünf Folien lang berichtet er über die Gründung des Unternehmens bis zum Stand heute, die wichtigen Kunden auf der Referenzfolie und die Produkte, die angeboten werden. Nach ca. 20 Minuten kommt er zu dem Thema, um das es im Meeting geht.

Mittlerweile hat Thomas Beck schon auf seinem Tablet hin und her gewischt und mit dem Finger rumgetippt. Marcus Sommer und Stefan Baumann rutschen auf ihren Stühlen herum und haben sich am Tisch nach vorne gebeugt. Von den beiden Key Usern blickt einer schon seit Minuten nach unten, scheinbar unter den Tisch.

Auf den Punkt kommen

„Kommen Sie endlich zum Punkt“, bittet Geschäftsführer Beck den Präsentator. „Moment, dazu komme ich gleich, noch zwei Folien …“, antwortet Christoph Schreiber und redet weiter.

Am Ende der Präsentation bedanken sich alle Zuhörer artig und denken für sich: „Der hat uns nicht verstanden.“ Und das, obwohl das vorgestellte Produkt auf die Anforderungen dieses Kunden sehr gut passen würde.

Offensichtlich ist es Christoph Schreiber in seiner Präsentation nicht gelungen, die ungeteilte Aufmerksamkeit seiner Zuhörer zu gewinnen. Der ein oder andere ist ihm entglitten und hat begonnen, Multitasking zu betreiben. Die geteilte bzw. abgelenkte Aufmerksamkeit führt zwangsläufig dazu, dass beim Zuhörer nicht alles Gesagte und Gezeigte im Gehirn ankommt. Und dann bleibt die tatsächlich vorhandene Relevanz des Vortrags für das eigene Geschäft unerkannt. Die Zuhörer fühlen sich nicht verstanden und mit ihren Bedürfnissen nicht beachtet, der Präsentator ist enttäuscht und fühlt sich ebenfalls nicht wertgeschätzt.

Was ist geschehen? Wie kommt dieser Eindruck zustande?

Der Mensch ist ein beschränktes Wesen mit wenig Aufmerksamkeit

Die Zeitspanne, in der man die ungeteilte Aufmerksamkeit seines Gegenübers hat, beträgt im Schnitt acht Sekunden. Dieser Wert ist gegenüber dem Jahr 2000 sogar gefallen. Damals schenkten wir im Schnitt noch zwölf Sekunden ungeteiltes Interesse. So lautet das Ergebnis einer Studie, die Microsoft 2015 veröffentlicht hat (Gausby 2015).

Wie merken wir uns das, was innerhalb von acht Sekunden auf uns einströmt? Bereits in den 50er Jahren des letzten Jahrhunderts fand der Psychologe George Armitage Miller heraus, dass Informationen im Arbeitsgedächtnis zunächst in handliche Informationsblöcke gruppiert werden, bevor sie ins Langzeitgedächtnis übernommen werden. Das können aber nicht unendlich viele Blöcke gleichzeitig sein, sondern lediglich fünf bis neun Informationsblöcke. Später entdeckte man, dass es in der Regel nur um die vier Informationsblöcke sind, die wir Menschen mit unserem Gehirn verarbeiten können. Welche davon ins Gedächtnis wandern, hängt von vielen Faktoren ab. So erinnern wir besonders gut solche Ereignisse, die mit starken Emotionen verbunden sind. Emotionen erleichtern das Lernen. Die Relevanz der Informationen spielt ebenfalls eine Rolle, ebenso Bedürfnisse und Werte, die mit der Aufnahme von Informationen berührt werden.

Donald Broadbent, ein englischer Psychologe, untersuchte Mitarbeiter in der Flugsicherung, die eine Vielzahl von Informationen gleichzeitig erhalten und relevante Information herausfiltern müssen. Offensichtlich gelingt dies besonders gut durch selektive Wahrnehmung, das Achten auf Schüsselreize, z. B. auf bestimmte Wörter oder Töne.

Wie schwierig es ist, die Aufmerksamkeit des Gegenübers zu erlangen, hängt aber auch davon ab, wie vertieft oder beschäftigt der andere ist. Doch selbst dann, wenn wir die Aufmerksamkeit gewonnen haben, muss sie nicht lange anhalten, wie Microsoft in seiner Studie (Gausby 2015) eindrucksvoll herausgefunden hat.

Das Zeitfenster, um eine Nachricht an den Empfänger zu transportieren, ist also nur kurze Zeit geöffnet. Danach braucht unser Zuhörer wieder neue Reize, Überraschungen oder für ihn relevante Informationen, um seine Aufmerksamkeit erneut auf uns zu lenken. Wir Menschen können unsere Aufmerksamkeit also nur beschränkt und zeitlich begrenzt einer Sache widmen. Wir können uns aber auf einen Gegenstand konzentrieren und alles andere ignorieren, wenn wir eine entsprechende Instruktion erhalten und die Angelegenheit nicht zu lang ist.

Ein Aufmerksamkeit-Experiment

Machen Sie folgendes Experiment, das Robert Solso entwickelt hat. Lesen Sie im folgenden Absatz nur die Wörter, die fett gedruckt sind, und ignorieren Sie den Rest.

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Irgendwo Zu auf den einer spektakulärsten einsamen kognitiven Insel Fähigkeiten in gehört der die Nähe Fähigkeit, der X-Islands zwei hat Texte ein Teilnehmer auseinanderzuhalten. der Suvivor-Show Dazu eine richten Kiste wir mit unsere Gold Aufmerksamkeit verborgen, auf die er bestimmte gewonnen Signale hat. wie Obwohl die mehrere Schriftformatierung. hundert Menschen Wenn (Fans, wir Teilnehmer unsere und Produzenten) Aufmerksamkeit nach ihr auf gesucht bestimmte haben, wurde Reize sie nicht richten, gefunden. wird Es geht der das Gerücht, Inhalt dass sich anderer die Kiste 300 Reize Schritte westlich nicht von Tribal Council eindeutig und dann dargestellt. 200 Schritte Dennoch nördlich befindet. werden Es scheint möglicherweise so manche viel Gold Informationen zu sein, aus dass der man nicht die beachteten gesamte Insel Quelle kaufen könnte! erkannt.

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Was haben Sie beim Lesen erlebt? Fällt es Ihnen schwer, sich auf den fett gedruckten Text zu konzentrieren? Lassen Sie sich leicht ablenken?

Es bleibt nur wenig Zeit, dem Publikum etwas zu vermitteln

Es ist schwer, Aufmerksamkeit zu gewinnen und über einen längeren Zeitraum zu halten. Das Zeitfenster der Aufmerksamkeit kann zur Übermittlung wichtiger Nachrichten durch Pausen oder aufmerksamkeitsaktivierende Reize wie Bilder, Geräusche, Bewegungen oder Geschichten verlängert werden. Auf diese Weise lässt sich die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums auf sieben bis zehn Minuten ausdehnen. Dann sind wieder Pausen und aufmerksamkeitsaktivierende Reize notwendig.

Was bedeuten diese Ergebnisse der kognitiven Forschung für eine Präsentation oder einen Vortrag?

1. Überlegen Sie sich im Vorfeld, mit welchem Wissen, welchen Erkenntnissen oder Handlungsaufforderungen die Teilnehmer am Ende des Termins den Konferenzraum verlassen sollen. Schaffen Sie es, diese Botschaft in 40 Wörter zu kleiden (siehe Übung 8)? Verwenden Sie diese Botschaft am Anfang der Präsentation, wenn die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer noch frisch und ganz bei Ihnen ist. Lernen Sie dazu, falls nötig, die Schlüsselsätze Ihrer Präsentation auswendig.
2. Machen Sie aus der Präsentation ein Gespräch. Fragen Sie Ihre Zuhörer, involvieren Sie sie. Das steigert die Aufmerksamkeit und bindet sie an Ihren Vortrag. Sie werden außerdem überraschend viel über Ihr Publikum, seien es Kunden oder Projektmitarbeiter, erfahren.
3. Üben Sie sich im aktiven Zuhören, schenken Sie bewusst Ihre volle Aufmerksamkeit Ihren Zuhörern. In Zeiten ständig wechselnder Aufmerksamkeit und des Multitasking werden Ihre Zuhörer das als große Wertschätzung empfinden und diese mit noch größerer Aufmerksamkeit zurückgeben.

Trainieren Sie Ihre Fähigkeit, die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu gelangen mit einer speziellen Übung zu dem Thema.